해외 기업이나 스타트업 기사를 읽다 보면 Chief of Staff라는 직책이 자주 나온다. 그대로 번역하면 비서실장이지만, 한국에서 흔히 떠올리는 수행비서와는 하는 일이 꽤 다르다.
CEO의 일정을 관리하는 데서 끝나지 않고 회사의 우선순위를 정리하며, 여러 부서 사이에서 멈춘 일을 다시 움직이게 하는 역할에 가깝다. 회사마다 업무 범위는 다르지만 “대표가 직접 챙겨야 할 중요한 일을 대신 정리하고 끝까지 따라가는 사람”이라고 이해하면 쉽다.
Chief of Staff는 CEO의 두 번째 두뇌에 가깝다
CEO에게는 매일 수많은 정보와 요청이 들어온다. 채용 문제, 고객 불만, 투자자 미팅과 신제품 일정이 동시에 움직인다. 모든 회의에 참석하고 모든 담당자를 직접 따라다닐 수는 없다.
Chief of Staff는 이 복잡함을 줄인다.
- 지금 CEO가 직접 결정해야 하는 일을 추린다
- 회의에서 나온 결정과 후속 조치를 정리한다
- 부서마다 다르게 이해한 내용을 맞춘다
- 중요한 프로젝트가 어디에서 멈췄는지 확인한다
- CEO에게 필요한 정보를 짧게 요약한다
단순히 정보를 전달하는 것이 아니라 어떤 일이 더 중요한지 판단하고 실행되도록 연결한다는 점이 핵심이다.
실제로는 이런 일을 한다
월요일 아침 CEO가 “이번 분기에는 신규 고객 확보가 가장 중요하다”고 말했다고 해보자.
영업팀은 가격 할인을 원하고, 제품팀은 기능 개발이 먼저라고 생각한다. 마케팅팀은 광고 예산을 늘려야 한다고 말한다. 각 부서의 주장은 모두 일리가 있지만 그대로 두면 회의만 반복될 수 있다.
Chief of Staff는 각 팀의 의견과 데이터를 모아 선택지를 정리한다. CEO가 결정하면 담당자와 기한을 명확히 하고, 다음 회의까지 실제로 진행됐는지 확인한다. CEO의 말을 받아 적는 사람이 아니라 CEO의 우선순위가 조직의 행동으로 이어지게 하는 사람이다.
중요한 회의 준비도 대표적인 업무다. 참석자와 시간을 잡는 것은 EA가 담당할 수 있지만, Chief of Staff는 회의에서 무엇을 결정해야 하는지와 어떤 자료가 필요한지를 준비한다. 회의가 끝난 뒤에는 결정이 실제 업무로 이어지는지도 추적한다.
Executive Assistant와 무엇이 다를까
EA는 Executive Assistant의 약자다. CEO와 임원의 일정, 출장, 연락과 회의 운영처럼 업무가 원활히 돌아가도록 지원한다. 조직에 따라 역할이 넓지만 일반적으로 행정과 운영 지원의 비중이 크다.
Chief of Staff는 전략과 조직 조율에 더 가까이 관여한다. 회의 참석 여부를 정하는 데서 끝나지 않고 그 회의가 왜 필요한지, 어떤 결론을 내야 하는지까지 다룬다.
간단히 구분하면 다음과 같다.
- EA: 임원이 시간을 효율적으로 사용하게 돕는다
- Chief of Staff: 임원의 우선순위가 회사에서 실행되게 돕는다
현실에서는 두 역할이 겹치는 회사도 많다. 작은 스타트업에서는 한 사람이 일정 관리와 프로젝트 조율을 함께 맡기도 한다.
COO와는 무엇이 다를까
COO는 Chief Operating Officer, 즉 최고운영책임자다. 회사 운영에 대한 공식적인 책임과 의사결정 권한을 가진 경영진이다. 영업·생산·서비스 운영과 조직 성과를 직접 책임지는 경우가 많다.
Chief of Staff는 CEO를 대신해 모든 조직을 지휘하는 직책이라기보다 CEO의 판단과 중요한 프로젝트를 돕는 역할이다. 직접 권한보다 CEO의 신뢰와 조율 능력으로 움직이는 경우가 많다.
- COO: 조직 운영의 결과를 직접 책임진다
- Chief of Staff: CEO의 판단과 부서 간 실행을 연결한다
회사가 성장하면 Chief of Staff가 COO나 사업부 책임자로 이동하기도 한다. 여러 부서와 경영 과제를 가까이서 경험하기 때문이다.
어떤 사람이 잘 맞을까
말을 잘하는 것만으로는 부족하다. 서로 다른 부서의 의견을 듣고 핵심을 짧게 정리할 수 있어야 한다. 직급이 높은 사람과 대화하면서도 실제 업무를 맡은 구성원의 상황을 이해해야 한다.
다음과 같은 경험이 도움이 된다.
- 여러 부서가 참여하는 프로젝트 관리
- 컨설팅이나 사업전략
- 대표·임원 조직의 기획 업무
- 데이터 분석과 보고서 작성
- 회의 진행과 후속 조치 관리
눈에 띄는 성과를 혼자 가져가기보다 다른 사람들이 제대로 일하도록 만드는 데 보람을 느끼는 사람에게도 잘 맞는다.
반대로 역할과 권한이 명확해야 편한 사람에게는 어려울 수 있다. CEO가 무엇을 맡기느냐에 따라 업무가 계속 달라지고, 공식 권한 없이 다른 부서의 협조를 얻어야 하는 상황도 많기 때문이다.
스타트업에서 이 직책이 늘어난 이유
초기 스타트업에서는 CEO가 영업, 채용, 투자와 제품 결정을 모두 직접 챙긴다. 회사가 커지면 CEO의 머릿속에 있는 우선순위가 각 부서까지 제대로 전달되지 않는 문제가 생긴다.
Chief of Staff는 이 간격을 메운다. 아직 COO를 둘 정도로 조직이 크지 않지만 CEO 혼자 모든 일을 따라가기 어려운 단계에서 특히 필요해진다.
다만 이름만 멋진 만능 직원으로 채용해서는 안 된다. 어떤 결정을 도울지, 담당 프로젝트와 권한이 무엇인지 명확하지 않으면 CEO의 잡무를 모두 떠안는 역할이 될 수 있다. 채용 공고를 볼 때도 직책 이름보다 실제 업무 범위를 먼저 확인해야 한다.
AI Chief of Staff는 사람을 대신할까
최근에는 Slack과 이메일, 캘린더를 읽고 놓친 후속 조치를 찾아주는 서비스를 AI Chief of Staff라고 부르기도 한다.
예를 들어 회의에서 “금요일까지 견적서를 보내겠다”고 말했지만 아무도 할 일로 등록하지 않았다면 AI가 이를 찾아 알려주는 방식이다. 답장이 멈춘 Slack 스레드와 일정이 잡히지 않은 약속도 모아볼 수 있다.
이런 AI는 정보를 수집하고 기억하는 일에는 도움이 된다. 하지만 부서 사이의 갈등을 조정하고, CEO가 말하지 않은 의도를 이해하며, 민감한 상황에서 누구에게 어떻게 말할지를 판단하는 일까지 대신하기는 어렵다.
따라서 AI Chief of Staff는 사람의 직책을 그대로 대체한다기보다 사람이 놓치기 쉬운 약속과 후속 조치를 정리하는 업무 보조 도구에 가깝다.
Chief of Staff를 한 문장으로 정리하면 CEO의 가장 가까운 전략 참모이자 회사의 막힌 일을 연결하는 사람이다. 비서처럼 CEO를 돕지만 일정 관리에 머물지 않고, COO처럼 회사 운영에 관여하지만 모든 운영 결과를 직접 책임지는 임원과도 다르다.
그리고 이 역할을 이해하면 왜 최근 AI 서비스들이 자신을 “AI Chief of Staff”라고 부르는지도 알 수 있다. 회사에서 가장 비싼 문제 중 하나가 새로운 아이디어를 내는 것이 아니라, 이미 결정한 일을 잊지 않고 끝까지 실행하는 것이기 때문이다.
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